四大管理職能（一）：凡事都要先計劃

今個星期香港首富李嘉誠在業績會上宣怖退休。雖然被社會批評為「地產霸權」，但其營商之道並非不值參考。他當日亦勉勵年輕人「知識改變命運」。另外今個星期霍金逝世。自小對天文和宇宙有興趣的小稜覺得十分可惜。而他對知識的追求和幽默的教學方式很有啟發性。兩位大人物的事情激發小稜想日後寫多一些教學型的文章給各位打工仔，討論更多管理學和經濟學的理論。管理學並不只對從商者管理企業或從政者管理國家有幫助，它也是一套做人處事的哲學，例如如何激勵身邊人、如何有效率地達成目標等。今次小稜想討論的是管理學中的基礎：四大管理職能。

管理職能是指管理者管理組織時的行為和工作，其主要有四種：計劃（Planning）、組織（Organizing）、領導（Leading）及控制（Controlling）。它們是一個連續，且循環的過程，但有時亦會在中途反饋。即是基本上是按計劃、組織、領導、控制、計劃……的次序，但可能在領導時會回到組織過程等。了解職能，能對整個管理流程有初步理解，使管理決策和行動更全面和更有效。今期及下期會分別介紹這四種職能。

一、計劃
凡事起步都要有一個計劃，有了計劃才知道下一步怎樣做。計劃能讓組織清楚需要甚麼資源及明白行動方向。計劃可以是大，可以是小。大的可以是整個企業的未來戰略規劃，小的可以是一個市場營銷活動。

要制定有效的計劃，首先要訂立目標。究竟企業想得到甚麼？想何時得到？得到後有甚麼好處？目標越具體越好，但不能失去彈性，以應對市場變化，亦可具有挑戰性，但不能不切實際。

然後便要分析企業內在的能力和資源（包括人材、技術和資金等），以及市場和社會外在的因素，並預測未來發展及競爭對手的行動，以確保目標切實可行。如果自身能力和資源不足，市場外在環境亦對計劃不利，就需要想辦法彌補，如融資增強現金流，但要考慮成本與效益是否值得。如果分析後發覺目標難以實現，或許便要調整目標。

最後才是依照目標、自身能力及宏觀環境，設計詳細的執行計劃，想清楚怎樣去行動和誰去行動，以達成目標。計劃可以設計多個，接著以理性的決策過程，選擇較具效能（Effectiveness，即達到更佳效果）和效率（Efficiency，即達到較少投入，較多產出）的方案，同時也可制定後備方案。

生活例子如各位打算學習一種外語。那麼各位可以先訂立目標。想想學來做甚麼？興趣？工作？想用多少時間達到甚麼程度？之後要考慮實際情況。想用甚麼方式學？是否自學，還是報讀課程？自己是否有能力和時間去學習新語言？報讀課程要多少錢？哪間學校比較好？做好這些分析才知道哪個學習方法較划算及能否達成目標。最後就是真的去計劃如何學習。每天花多少時間溫習？要購買哪些參考書？預留多少錢報讀課程及獲得考試認證？等等。

小稜認為計劃是最重要的，所以篇幅會長一些。但以上只是一個概念，具體還有很多事情可以分享。例如目標管理（Management by Objectives，MBO）如何實踐，分析工具像SWOT、PESTLE及博奕論怎樣應用，如何科學地進行決策過程、設計營銷組合（4P）等。日後再跟大家逐一探討。而下次便會跟各位談談執行層面的組織、領導和控制職能。


本文來自《型商之道》－－分享在殘酷社會下，香港與國際的政治經濟、職場文化、創業營商、心理管理及科技趨勢資訊的打工仔求生網誌（網誌／Facebook專頁／作者聯絡）

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